Sommaire : 

• Pourquoi compléter des questionnaires ?
• Comment répondre à un questionnaire ?
• Comment publier un questionnaire ?
• Quand publier ?
• Comment filtrer les questions d'un questionnaire ?
• Comment exporter mon questionnaire au format Excel ?
• Comment exporter les pièces justificatives d'un questionnaire ?
• Comment copier les réponses d'un questionnaire sur une autre entité ?
• Comment créer un plan d'actions sur un questionnaire ?
• A qui sont destinées les réponses aux questions et leurs pièces justificatives transmises dans les questionnaires ?
• Note des différences entre les millésimes 2025 et 2025

• Pourquoi compléter des questionnaires ?

Plusieurs questionnaires ont été créés pour les raisons suivantes :

➡️ répondre aux obligations réglementaires applicables à tous les intermédiaires distributeurs (questionnaire "Socle distributeur") et délégataires (questionnaire "Socle réglementaire").

➡️ répondre aux obligations spécifiques à l’une des activités qui vous ont été déléguées (questionnaires "Système d’information", "Délégation d’encaissement/décaissement", …).

• Comment répondre à un questionnaire ?

Chaque année, une campagne de publication permet de collecter et mettre à jour les informations nécessaires. Les dates précises vous seront communiquées par courriel et affichées sur la page d'accueil du site, dans le bloc "Publication des questionnaires", afin de vous informer en temps réel des périodes de remplissage et de publication.

💡 Seuls les questionnaires du menu "Questionnaires > Questionnaires obligatoires" doivent être complétés. Les autres questionnaires présents dans le système ne sont pas requis pour la campagne annuelle.

Par exemple, si trois questionnaires sont affichés, vous devez répondre à tous pour respecter vos obligations de déclaration.

En cliquant sur le menu dédié, vous accéderez à une vue détaillée de tous les questionnaires qu'il vous reste à compléter. Dans l'exemple présenté, il s'agit des questionnaires intitulés "Socle règlementaire", "Socle distributeur" et "Système d'information". 

➡️ Ces trois questionnaires doivent être intégralement remplis puis publiés, conformément aux exigences de la campagne en cours.

Dès lors qu'un questionnaire est complété à 100%, le système vous donnera la possibilité de le publier. 

💡 Pour obtenir des instructions détaillées sur la procédure de publication d'un questionnaire, nous vous invitons à consulter l'article intitulé Comment publier un questionnaire ? qui vous guidera pas à pas dans cette démarche.

Voici la procédure pour répondre aux questions d’un questionnaire :

1️⃣ Tout d'abord, cliquez sur le questionnaire que vous souhaitez traiter, par exemple le questionnaire "Socle règlementaire". Cette action vous permettra d'ouvrir le questionnaire et d'accéder à l'ensemble de ses questions.

2️⃣ Une fois le questionnaire ouvert, vous pourrez répondre à chacune des questions directement depuis l'écran dédié, comme illustré ci-dessous. L'interface est conçue pour être intuitive et vous guidera tout au long du processus de saisie des réponses.

En cliquant sur une question spécifique, plusieurs champs s'afficheront pour vous permettre de saisir :

• Votre réponse à la question posée, en choisissant l'option appropriée ou en saisissant un texte selon le format requis.
• Un commentaire, si vous jugez nécessaire d’apporter des précisions ou des explications complémentaires à votre réponse. Ce champ est facultatif mais peut s’avérer utile pour contextualiser certains éléments.
• La possibilité de télécharger des pièces justificatives, si cela est demandé ou si vous souhaitez appuyer votre réponse par un document officiel. Cette fonctionnalité est accessible directement depuis l'interface, comme le montre l'illustration ci-dessous.

Dès que vous cliquez sur la question suivante, sachez que votre réponse à la question précédente est automatiquement sauvegardée. Cela vous permet de progresser sereinement dans le remplissage du questionnaire, sans craindre de perdre vos données en cas d’interruption.

Veuillez noter que si aucun questionnaire n'apparaît dans ce menu, cela signifie que vous n’êtes actuellement relié à aucun assureur. Dans ce cas, il est nécessaire d’établir une connexion avec au moins un assureur pour pouvoir accéder aux questionnaires obligatoires. 

💡 Pour savoir comment procéder, nous vous invitons à consulter l’article 2️⃣J'active les liaisons avec les assureurs/grossistes qui vous expliquera la marche à suivre.

• Comment publier un questionnaire ?

Avant de commencer, voici quelques définitions clés pour comprendre le système :

Publier signifie envoyer le questionnaire à tous les assureurs connectés. Cela n’est possible que si le questionnaire est complété à 100 %, afin de garantir des informations complètes et précises pour le traitement du dossier.

Connexion : vous devez être connecté à au moins un assureur pour publier un questionnaire. Cette connexion permet l’échange d’informations entre votre profil et celui de l’assureur.

Pour voir vos assureurs connectés, rendez-vous dans le menu "Liaisons assureurs". Vous y trouverez la liste de vos partenaires et pourrez vérifier que la connexion est validée (icône spécifique). Cette étape est nécessaire pour assurer la publication de vos questionnaires.

Dès que vous aurez complété votre questionnaire à 100 %, un bouton "Publier" deviendra accessible. Ce bouton sera disponible à différents endroits de la plateforme afin de faciliter son accès :

Premièrement, vous le trouverez sur la page d’accueil, ce qui vous permet de publier rapidement dès votre arrivée sur la plateforme.

Deuxièmement, le bouton "Publier" est également présent dans le menu de gauche, offrant ainsi une navigation fluide et rapide vers la fonction de publication, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez dans l’interface.

Enfin, le bouton "Publier" est aussi accessible directement depuis le questionnaire, vous permettant ainsi de finaliser et de transmettre votre questionnaire dès que vous l’avez entièrement rempli.

💡 Pour publier d'autres questionnaires complémentaires (Système d’information, délégation, traitement des données de santé, etc.), vous devez d'abord publier les questionnaires "Socle réglementaire" et/ou "Socle distributeur". Cette étape est indispensable pour assurer une transmission des informations conforme et organisée.

• Quand publier ? (Dates de campagne)

• Comment filtrer les questions d'un questionnaire ?

Vous pouvez facilement ajouter des filtres à un questionnaire pour simplifier la gestion et l’analyse des réponses. Cela permet de cibler rapidement les questions ou réponses qui vous intéressent.

Par exemple, il est possible de filtrer les questions selon leur statut, comme afficher uniquement celles sans réponse. Cela aide à repérer rapidement les questions à compléter avant de terminer le questionnaire.

La fonction de filtrage est disponible directement sur chaque questionnaire, via un bouton ou une icône accessible depuis la page du questionnaire.

En cliquant sur le bouton intitulé "Ajouter filtres", une liste de filtres s'affichera. Vous aurez ainsi la possibilité de choisir parmi différents critères de filtrage, adaptés à vos besoins. Ces filtres peuvent concerner, par exemple, le statut des questions, le type de réponse attendue, ou encore d'autres paramètres spécifiques au questionnaire.

Si votre objectif est de filtrer les questions afin d’afficher uniquement celles qui n’ont pas encore reçu de réponse, la procédure est très simple. Il vous suffit de cliquer sur le critère "Statut de la question" dans la liste des filtres proposés, puis de sélectionner l’option correspondant aux questions non répondues. Ainsi, seules ces dernières seront visibles à l’écran, ce qui vous permettra de les traiter plus rapidement.

Grâce à cette méthode, vous bénéficierez d’un affichage ciblé qui ne présentera que les questions restées sans réponse. 

• Comment exporter mon questionnaire au format Excel ?

• Comment exporter les pièces justificatives d'un questionnaire ?

Pour exporter les pièces justificatives d’un questionnaire, accédez à la liste des questionnaires, sélectionnez celui souhaité, puis cliquez sur « Exporter ». Les documents seront alors téléchargés au format Zip.

Après avoir cliqué sur le bouton d'exportation, un fichier Zip de vos pièces jointes sera automatiquement téléchargé dans le dossier "Téléchargements" de votre ordinateur, sans action supplémentaire de votre part.

• Comment copier les réponses d'un questionnaire sur une autre entité ?

Dans le cas où vous gérez plusieurs sociétés distinctes, chacune disposant de son propre numéro SIREN, il vous est offert la possibilité de transférer les réponses d’un questionnaire rempli pour une société vers le même questionnaire associé à une autre société. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour gagner du temps et éviter de devoir saisir à nouveau les mêmes informations lorsque plusieurs entités de votre groupe sont concernées par des questionnaires identiques.

À la suite de cette action, une fenêtre contextuelle, appelée popine, apparaîtra à l’écran. Cette interface vous guidera dans les prochaines étapes à suivre pour finaliser la copie des réponses.

Dans cette popine, il vous sera demandé de sélectionner la société source, c’est-à-dire celle qui contient déjà les réponses au questionnaire que vous souhaitez dupliquer. Il vous suffira de choisir la société appropriée dans la liste proposée afin de poursuivre le processus.

Par ailleurs, il est également possible de transférer les pièces justificatives associées aux réponses du questionnaire. Si vous souhaitez inclure ces documents lors de la copie, il vous faudra cocher l’option « Inclure les pièces jointes » avant de valider l’opération. Cette option vous permet de garantir que l’ensemble des informations et documents nécessaires soient bien transférés vers la nouvelle société.

• Comment créer un plan d'actions sur un questionnaire ?

EDIconformité vous permet de créer des actions spécifiques pour chaque questionnaire, facilitant ainsi la gestion et le suivi des tâches nécessaires à la conformité de votre organisation.

Par exemple, pour le questionnaire Socle règlementaire, il est nécessaire de rédiger une procédure LCBFT afin de définir les mesures internes pour prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Il faut aussi mettre en place une procédure de lutte contre la fraude pour identifier, prévenir et traiter les actes frauduleux. D'autres actions peuvent être ajoutées selon les exigences du questionnaire.

Vous pouvez créer autant d’actions que nécessaire, comme la rédaction de la procédure LCBFT ou la mise en place de la procédure anti-fraude, pour structurer et suivre efficacement votre démarche de conformité.

Pour créer une action, cliquez sur l’onglet « Actions » de chaque questionnaire, où toutes les actions associées sont centralisées pour une gestion simplifiée.

Une fois dans l’onglet « Plan d’actions », cliquez sur le bouton « Ajouter une action ». Cette étape vous permet d’ouvrir le formulaire de création d’action.

Il ne vous reste plus qu’à remplir le formulaire en indiquant précisément l’action à réaliser. Après avoir renseigné tous les champs nécessaires, cliquez sur le bouton « Enregistrer » afin de valider la création de votre action. Cette démarche vous assure que chaque tâche est bien identifiée et planifiée au sein de votre plan d’actions.

Toutes les actions que vous avez créées pour un questionnaire donné seront accessibles et listées dans l’onglet « Plan d’actions ». Cela vous permet de visualiser en un coup d’œil l’ensemble des tâches à accomplir et d’assurer un suivi optimal de leur avancement.

De plus, il vous sera possible de suivre l’état d’avancement de chaque tâche grâce aux différents statuts disponibles dans l’interface. Ces statuts vous permettent d’indiquer si une action est en cours, terminée ou en attente, et ainsi de piloter efficacement l’ensemble du processus de conformité.

• A qui sont destinées les réponses aux questions et leurs pièces justificatives transmises dans les questionnaires ?

Les réponses aux questions sont destinées aux assureurs et/ou courtiers grossistes inscrits et en relation avec vous (intermédiaire) sur la solution EDIconformité, en fonctions de votre statut (distributeur et/ou délégataire) des activités et délégations cochées pour chaque assureur et/ou courtier grossiste.

Vos questionnaires ne seront pas visibles par un assureur ou un courtier grossiste si :

• vous n’avez pas coché cet assureur ou courtier grossiste dans la liste parce que vous n’êtes pas son distributeur et/ou délégataire
• vous avez coché cet assureur ou ce courtier grossiste dans la liste mais vous n’avez pas encore publié vos questionnaires

Par exemple :

L’intermédiaire a coché pour l’assureur A, les cases « système d’information », et pour le courtier grossiste C, les cases « délégation d’encaissement », « sanctions internationales ». Aussi, l’intermédiaire n’a pas coché l’assureur B.

Donc :

• les réponses et pièce du questionnaire « Socle réglementaire » seront visibles par l‘assureur A et le courtier grossiste C.
• les réponses et pièces du questionnaire « Système d’information » seront visibles par l’assureur A uniquement.
• les réponses et pièces des questionnaires « Délégation d’encaissement / décaissement » et « sanctions internationales » seront visibles par le courtier grossiste C uniquement.
• l’assureur B n’aura pas accès aux questionnaires de l’intermédiaire.

• Note des différences entre les millésimes 2025 et 2025

La note des millésimes détaille les différences entre les questionnaires 2025 et 2026, avec une synthèse des thèmes, références, types de modifications, et si les réponses et pièces jointes précédentes doivent être refaites.

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